vrijdag 9 maart 2012

Automatisch aanvullen data InfoPath uit SharePoint lijsten

 

Het automatisch aanvullen van data uit SharePoint lijsten in InfoPath formulieren is voor veel processen de oplossing om gebruikers sneller eenvoudiger en minder fout gevoelig hun werk te laten doen. Aangezien ik hier al meerdere malen tegen aan ben gelopen en de blog van Jasper Oosterveld erbij pak quote ik hem om deze verder te delen.

Wat kan InfoPath 2010 voor mij betekenen – Deel 5

14 dec 2011 | Reageren? | geplaatst door Jasper Oosterveld | http://www.jasperoosterveld.com
Een van de gaafste nieuwe features van InfoPath 2010 is de integratie met SharePoint lijsten. Je kunt informatie uit een InfoPath vullen met content van een SharePoint lijst. Door het gebruik van deze methode hoeven eindgebruikers nooit meer een InfoPath formulier te bewerken maar kan het onderhoud vanuit SharePoint worden uitgevoerd!
In dit deel van de serie zal ik dieper ingaan op deze relatie. Ik heb een klanten lijst aangemaakt in SharePoint:
Deze centrale lijst binnen SharePoint kan gebruikt worden om informatie voor het InfoPath formulier te beheren. Ik heb ook een InfoPath formulier gemaakt. Dit formulier toont klant informatie:
Mijn doel is dus om de beheerders een eenvoudige oplossing te bieden om de klant informatie voor de digitale formulieren te beheren. Neem maar van mij aan dat ze hier erg blij van worden ;-)
Hoe configureer ik dit? Wij moeten beginnen met het opzetten van een data connectie. Klik in het lint op Data en Data Connections:
Klik op Add:
Wij willen informatie ophalen dus kies voor Receive data en klik op Next:
Het is nu mogelijk om de bron op te geven. In ons geval is dit SharePoint library or list. Klik hierna op Next:
De URL van de SharePoint site waar de lijst of bibliotheek zich bevindt dient te worden opgegeven. Klik hier op Next:
De SharePoint lijst of bibliotheek waar wij de gegevens hebben staan, voor de koppeling met InfoPath, kan nu worden opgegeven. Klik hierna op Next:
Het is nu mogelijk om de gewenste kolommen mee te geven. Deze kolommen kunnen worden gekoppeld aan velden in InfoPath. Klik hierna weer op Next en ook in de volgende twee schermen.
De data connectie is nu opgezet en kan in InfoPath worden ingezet. Mijn voorbeeldformulier bevat een drop down control onder ‘Name’. Dit control gaan wij koppelen aan de data connectie. Open de eigenschappen van dit control:
Selecteer onder List box choices de optie Get choices from an external data source. Wij kunnen nu de data connectie selecteren die wij hiervoor hebben opgezet.
Wij willen nu de overige velden, zoals address, koppelen aan de geselecteerde klant. De velden dienen dan automatisch te worden geladen. Open de eigenschappen van address en klik op de formule knop. Klik nu op Insert Field or Group. Selecteer de data connectie onder Fields. Het volgende scherm moet van toepassing zijn:
Selecteer nu Address en klik op Filter Data en Add. Wij gaan nu de naam van de klant uit de SharePoint lijst koppelen met het control uit ons InfoPath formulier. InfoPath begrijpt dan de relatie tussen het adres en de klantnaam. Zie het onderstaande scherm:
Het veld Name komt uit de data connectie en CustomerName komt uit het InfoPath formulier. Hopelijk is dit een beetje duidelijk :-)
Deze handeling dient nu ook voor de overige velden te worden uitgevoerd. Als dit is uitgevoerd dan hoort het formulier er zo uit te zien:

Mijn dank gaat uit naar Jasper Oosterveld

0 reacties:

Een reactie plaatsen

Twitter Facebook Favorites More