vrijdag 15 april 2016

Aanmaken netwerkverbindingen met SharePoint Online

SharePoint Online biedt de mogelijkheid om netwerkverbindingen of snelkoppelingen bij de favorieten aan te maken om zo via Windows verkenner te werken met de documenten.
Veel gebruikers vinden deze manier van werken fijn en vertrouwelijk om zo snel bij de gewenste documenten te kunnen komen.

Zoals de meesten al weten zijn voor het aanmaken van een netwerkverbinding of snelkoppeling bij de favorieten een aantal standaard handelingen benodigd waaronder het toevoegen van de SharePoint Online omgeving aan de 'Vertrouwde websites' van Internet Explorer en het 'Automatisch aanmelden' bij het aanmeld scherm van Office 365.

 








Dit biedt helaas met regelmaat na het opnieuw opstarten van de computer onderstaande melding waardoor de netwerkverbindingen of snelkoppelingen niet werken en een rood kruis vertonen.


Om dit te verhelpen zijn er een aantal extra handelingen benodigd waaronder het instellen van de beveiliging binnen Internet Explorer.




1. Ga rechts bovenin in Internet Explorer naar de optie 'Internetopties' onder het radar icoon en kies voor 'Aangepast niveau...' op het tabblad 'Beveiliging' onder 'vertrouwde websites'..



2. Selecteer de functie 'Automatisch aanmelden met huidige gebruikersnaam en wachtwoord' onderaan in het menu 'Verificatie van de gebruiker' in het beveiligingsinstellingen menu en klik op 'Oke' en sluit Internet Explorer.

3. Ga naar het Windows Start menu en typ in het zoekmenu 'Services.msc' en selecteer deze met de rechtermuisknop en kies voor 'Uitvoeren als administrator'



 4. Zoek naar de service 'Webclient'  en selecteer deze met de rechtermuisknop en kies voor opties en verander het opstarttype naar 'Automatisch' en klik op OK.


De computer is nu juist ingesteld voor het maken van netwerkverbindingen en snelkoppelingen naar de SharePoint Online omgeving.

Naast de SharePoint Online omgeving biedt de Onedrive ook de mogelijkheid om op dezelfde manier als bovenstaande netwerkverbindingen of snelkoppelingen aan te maken echter men moet hier met het gebruiken van de internet URL  achter de URL  https://xxxx.sharepoint.com/personal/xxx/  het woord 'documents' plaatsen en _layouts/15/onedrive.aspx verwijderen. 


woensdag 30 maart 2016

Ontvangen e-mail geidentificeerd als onbelangrijke e-mail afzonderen


Microsoft heeft een optie toegevoegd aan Office 365 waarbij Outlook automatisch e-mail identificeert als onbelangrijkere e-mail en deze in de ongewenste email plaatsen.

Voor gebruikers die veel e-mail ontvangen van verschillende afzenders kan dit als lastig worden ervaren aangezien veel e-mail verdwijnt in de ongewenste e-mail map. Microsoft biedt de mogelijkheid om als individuele gebruiker deze optie uit te schakelen.

Deze optie kan men uitzetten door in het Outlook Online postvak rechts bovenin te gaan naar het 'radaricoon' naast het helpicoon '?' te kiezen voor 'E-mail onder 'Mijn app-instellingen'. Hierna kan men gaan naar 'E-mail' en dan 'Onbelangrijke e-mail' en de optie uit te vinken. (standaard staat deze aan).

Office 365 beheerders kunnen dit voor alle gebruikers uitzetten door gebruik te maken powershell

Hoe werkt dit dan?

Voordat je gebruik kan gaan maken van Windows PowerShell, moet je er zeker van zijn dat de juiste versie (v2.0) van Windows PowerShell en Windows Remote Management (WinRm) is geïnstalleerd en geconfigureerd.
Windows 7 en Windows Server 2008 beschikken al over de juiste versies, voor oudere besturingssystemen kun je de software downloaden op
http://support.microsoft.com/kb/968929
Verbinden van Windows PowerShell naar Exchange Online

1. Klik op ‘Start > Alle programma’s > Accessoires > Windows PowerShell’, start het programma op als Administrator.

2. Gebruik het volgende commando:

$LiveCred = Get-Credential

3. Er verschijnt een login scherm, voer hier uw Office365 of Exchange Administrator account in.
4. Gebruik het volgende commando:

$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic –AllowRedirection

5. Gebruik het volgende commando:

Import-PSSession $Session

Met de hier boven beschreven commando’s, wordt er toegang verleend aan PowerShell om commando’s uit te voeren aan de Exchange Online services.

Met onderstaande commando wordt dit voor alle gebruikers aangepast

Get-mailbox -ResultSize Unlimited | Set-Clutter -Enable $false

maandag 26 oktober 2015

Bestanden synchroniseren met Onedrive voor bedrijven en SharePoint Online

 
Microsoft biedt al jaren de mogelijkheid om  documenten vanuit Office 365 de Onedrive of SharePoint Online te synchroniseren met je laptop of vaste computer met de Onedrive voor bedrijven applicatie.
Het voordeel hiervan is dat je documenten op je harde schijf kunt meenemen en bewerken naar klanten of locaties waar geen internet beschikbaar is. Zodra er weer een internet verbinding beschikbaar is worden documenten online  bijgewerkt.

Helaas is deze applicatie tot op heden niet stabiel en betrouwbaar vanwege verschillende redenen bijvoorbeeld lange bestandsnamen, rare tekens,  slechte internetverbinding, gebruik van vele mappen enzovoort. Of nog erger er wordt niks gesynchroniseerd wat voor veel medewerkers frustrerend werkt aangezien men gewend is via de verkenner in plaats van online te werken. 

Microsoft heeft dit ook gezien en is de afgelopen maanden druk bezig geweest met het aanpassen van de Onedrive voor bedrijven applicatie om bovenstaande problemen te verhelpen. Op dit moment is de test versie beschikbaar en zien wij veel verbeteringen waaronder:

1.  het kunnen selecteren van mappen in SharePoint bibliotheken die gesynchroniseerd mogen worden. Op dit moment zijn medewerkers verplicht alles te synchroniseren wat kan leiden tot het veel onnodig dataverkeer.

2. Synchroniseren van bestanden en mappen gaat sneller dan voorheen. Je bent natuurlijk  wel afhankelijk van je eigen internetsnelheid en dataverkeer.

3. 1 Van de grootste problemen in de synchronisatie waren de bestandsnamen. Het synchroniseren van lange bestandsnamen is nu ook mogelijk. Probeer dit als gebruiker natuurlijk zelf te beperken.

Naast deze aanpassingen voor het gebruikersgemak qua synchronisatie zijn er ook een aantal toevoegingen bij gekomen waaronder:

1. Extern delen is uitgebreid dat een beheerder kan aangeven tussen welke domeinen documenten gedeeld mogen worden. Dit voorkomt het delen met externen die geen toegang mogen hebben vanuit het beleid binnen de organisatie.

2. Met het delen van bestanden kan men een einddatum opgeven bijvoorbeeld 30 dagen. Dit voorkomt dat documenten voor langere tijd beschikbaar zijn in de buitenwereld.

3. Verbetering van de mappenstructuur en weergave. Zo is direct informatie beschikbaar over documenten, wanneer is het document als laatste aangepast, wat is er aangepast en met wie is het document gedeeld. Tevens is er een kleine preview beschikbaar zoals men gewend is in het online werken. 

Al met al lijkt veel verbeteringen waardoor het gebruikersgemak en de ingebruikname van Onedrive en SharePoint Online veel kan opleveren. Tevens niet te vergeten het gebruik en de adoptie zal vereenvoudigen.

Microsoft heeft nog geen officiële datum aangegeven voor het vrijgeven van de Onedrive voor Bedrijven, behalve de planning van Q4.

maandag 16 februari 2015

Aanpassen SharePoint Online met SharePoint Designer. (Aangepaste scripts)

Sinds de laatste update/aanpassing van Microsoft worden nieuwe Office 365 tenants standaard opgeleverd met beperkte mogelijkheden tot het visueel aanpassen of gebruik van SharePoint Designer in de SharePoint omgevingen.

De minimale opties zijn zichtbaar binnen de SharePoint Online omgeving onder  Site instellingen





Om gebruik te maken van alle mogelijkheden, zie onderstaande;
  •  Open Office 365 admin center
  •  Open SharePoint Online admin center
  •  Open Instellingen in het menu aan de linkerkant
  •  Activeer  onderstaande opties

 Let op het kan 24 uur duren voordat de wijzigingen van kracht zijn!



 

woensdag 17 september 2014

Gedeelde mailboxen aanmaken Exchange Online


Binnen Office 365 zijn er meerdere manieren om gedeelde mailboxen aan te maken.
De meest uitgebreide en ‘veilige’ manier om een gedeelde mailbox aan te maken is om een gebruiker licentie aan te schaffen en deze in te stellen voor de gebruiker. Echter voor veel mailboxen zoals verkoop@domeinnaam.nl of personeelsvereniging@domeinnaam.nl zijn meerdere gebruikers verantwoordelijk en gaat het vaak om een interne mailboxen die niet teveel eisen stellen zoals back-up, archief etc..

Om een gratis gedeelde mailbox aan te maken (let op dit wordt niet ondersteund door Microsoft) kan er een gedeelde mailbox met Powershell worden aangemaakt.

Hoe doen we dit dan?

In een eerdere blog zie: http://www.martijnjuurlink.nl/ word uitgelegd hoe men verbinding kan maken met Powershell naar de Exchange Online omgeving. Nadat de verbinding is gelegd kan met de onderstaande commando’s gedeelde e-mailboxen aanmaken:

New-Mailbox -Name “info@domeinnaam.nl” -Alias info -Sharedprimarysmtpaddress “info@domeinnaam.nl

Om e-mailboxen te verwijderen kan er gebruikt worden gemaakt van:

Remove-Mailbox –Identity “mailbox@domeinnaam.nl

Nu de gedeelde e-mailbox is aangemaakt kunnen we met de onderstaande commando’s hier bepaalde rechten per gebruiker aangegeven zodat niet elke gebruiker de mailbox kan benaderen en/of gebruiken.

Add-MailboxPermission "info"User “gebruiker@domeinnaam.nl-AccessRights FullAccess

Add-RecipientPermission "info" -Trustee gebruiker@domeinnaam.nl-AccessRights SendAs

Na het aanmaken van gedeelde e-mailboxen is het mogelijk om gebruikers met bovenstaande commando’s toegang te verlenen of met onderstaande commando’s e-mails door te laten sturen naar interne of externe e-mailadressen.

Doorsturen naar een andere interne e-mailbox:

Set-Mailbox user@domain.com -ForwardingAddress dest_mailbox@domain.com

Doorsturen naar een externe e-mailbox:

Set-Mailbox user@domain.com -ForwardingSmtpAddress ext_mailbox@domain.com

Om het doorsturen te verwijderen kan er gebruikt worden gemaakt van

Set-Mailbox user@domain.com -ForwardingAddress $null  (intern e-mailadres)
Set-Mailbox user@domain.com -ForwardingSmtpAddress $null (extern e-mailadres)

maandag 8 september 2014

Reset alle rechten SharePoint 2013 farm naar bovenliggend - Powershell

 

# Set site collection URL
$URL = http://xxxxx/
# Load SharePoint PowerShell snap-in
Add-PSSnapin Microsoft.SharePoint.PowerShell -ErrorAction SilentlyContinue
# Retrieve site collection
$sc = Get-SPSite $URL
# Enumerate site collection and reset permissions on all subsites and lists
ForEach ($web in $sc.AllWebs) {
    If ($web.Url -ne $URL) {
        $ws = Get-SPWeb $web.Url
        "Resetting subsite inheritance: $($ws.Url)"
        $ws.ResetRoleInheritance()
        $ws.Update()
        $ws.Dispose()
    }
    # Reset list permissions
    $lc = $web.Lists
    ForEach ($list in $lc) {
        "Resetting list inheritance: $($list.Title)"
        $list.ResetRoleInheritance()
        $list.Update()
    }
}

woensdag 16 juli 2014

Promoted links (aanbevolen koppelingen) meerdere regels

 

Eén van de nieuwe functionaliteiten van SharePoint 2013 is de Promoted links (aanbevolen koppeling) lijst die lijstitems op de pagina weergeeft als buttons.

Aanbevolen koppelingen

Deze functionaliteit biedt voor veel gebruikers overzicht in de structuur, mogelijkheden en eenvoud met het gebruik van tablets. (werkt helaas niet op mobiele telefoons).

Standaard worden de buttons getoond op 1 regel waarbij er 3 / 4 zichtbaar zijn en de overige verborgen worden.

image

Om alle buttons zichtbaar te maken kan er gebruik worden gemaakt van Javascript om de buttons op meerdere regels te tonen.

SharePoint designer:

1. Download Javascript  MultilinePromotedLinks
2. Open SharePoint designer en open de betreffende site.
3. Open ‘Basispagina’s (Masterpages)
4. Navigeer naar ‘Display Templates’
5. Upload het gedownloade javascript.

SharePoint 2013:

1. Bewerk de webpart op de betreffende site.
2. Kies ‘Tegels’ als ‘Geselecteerde weergave’
3. Onder ‘Diversen’ plaats de volgende code onder JS-koppeling

~sitecollection/_layouts/15/sp.init.js|~sitecollection/_catalogs/masterpage/display templates/MultilinePromotedLinks.js

image

Twitter Facebook Favorites More