woensdag 28 maart 2012

De ongekende kracht van SharePoint

 

Wat is SharePoint?SharePoint

SharePoint is een Microsoft product dat als raamwerk dient voor eenvoudige en snelle  informatie uitwisseling en samenwerking binnen een groep of organisatie. SharePoint kent hier standaard een aantal sjablonen voor die ingezet kunnen worden. Hierbij te denken aan ‘Teamsites’, ‘Blogs en Wikipedia ’s’ Vergaderruimtes 
en vele anderen. Al deze standaard sjablonen zijn voorzien van basis onderdelen ook wel ‘webparts’ genoemd voor het ondersteunen van de werkzaamheden en bedrijfsprocessen. Zo kunnen er eenvoudig taken worden aangemaakt, contactpersonen worden geregistreerd, documenten worden toegevoegd en multimedia bestanden worden weergegeven. Het doel hierbij is dat informatie op de juiste manier en met de juiste personen gedeeld kan worden voor effectiviteit en efficiëntie in de bedrijfsprocessen.
SharePoint 2010 is een van de best verkopende producten van Microsoft en is verkrijgbaar in verschillende versies. Zo is er een gratis versie, een Enterprise - en een Online versie. Bij de Online versie (onderdeel van Office 365) ligt het volledige beheer bij Microsoft. Bij een implementatie van SharePoint is het van belang de juiste versie te kiezen aangezien bepaalde onderdelen van belang kunnen zijn die niet ondersteund worden in alle versies.De basis van een succesvolle SharePoint implementatie is een juiste strategiebepaling en structuur voor het beheren en delen van informatie en documenten.



Hoe werkt de implementatie?

Een goede SharePoint consultant of organisatie is bewust van de functionaliteiten en mogelijkheden van SharePoint en de verschillende versies van SharePoint. Kan de organisatie uit de voeten met de gratis SharePoint Foundation versie of moet er een betaalde versie aangeschaft worden, zo ja kan men dan misschien niet beter naar Office 365 i.v.m hardware en onderhoudskosten?
Het is in het begin belangrijk om te overwegen wat de organisatie wil bereiken met SharePoint en de mogelijkheden van inzet in de toekomst. (SharePoint is meer dan een documentbeheersysteem!)

Eén van de eerste stappen in een implementatie proces is het in kaart te brengen van de hard-, software en informatievoorziening die aanwezig is binnen de organisatie. Zo is het goed om te inventariseren hoe de software onderlinge samenhang heeft, bestandstypen en welke werkwijzen worden gehanteerd.
De tijd van het gedeelte van het inventarisatieproces hangt af van de structuur en complexiteit van de organisatie en of er documentatie aanwezig is van de proces- en informatiestromen.
Met het in kaart brengen kan er worden gekeken naar de SharePoint mogelijkheden en uitbreidingen binnen de organisatie voor de contiguïteit van de infrastructuur.

De tweede stap is het in kaart brengen van de organisatie hiërarchie, functies, (SharePoint)kennis en
imageverantwoordelijkheden. In deze stap is het goed om de gebruikers bij de implementatie te betrekken en de mogelijkheden van SharePoint te tonen door middel van presentaties of SharePoint omgevingen. Op deze manier kunnen de aanwezige sjablonen, templates, en meta data samen met de gebruikers in kaart worden gebracht.

Wanneer de eerste twee stappen goed geïnventariseerd en gedocumenteerd zijn, is de derde stap het omzetten van het functionele- naar een technisch ontwerp. De tijd van dit proces hangt af van de kennis, kunde en complexiteit van de SharePoint omgeving. Vergeet hierbij niet, dat de standaard onderdelen in SharePoint al veel mogelijkheden bieden zonder programmeerwerk. Wanneer een ‘out–of-the-box’ oplossing noodzakelijk is, raad ik aan om eerst op het internet te kijken wat er al aanwezig is of voor een minimale prijs aangeschaft kan worden. Dit scheelt vaak tijd en geld.

De laatste stap is de oplevering van de SharePoint omgeving. Het is hierbij aan te raden een instructie en service en support te leveren. Dit om er zeker van te zijn dat de gebruikers weten hoe SharePoint in elkaar steekt en hoe ze documenten en items kunnen plaatsen en terugvinden. Het voordeel aan SharePoint is dat het bieden van hoge kwaliteit en service aan klanten zichzelf terugverdiend vanwege de ‘toekomstige’ mogelijkheden qua inrichting en ontwikkeling op het platform.
Zo zijn er veel zaken die vooraf gedocumenteerd en geïnventariseerd moeten zijn om een succesvolle SharePoint omgeving en implementatie te kunnen uitvoeren die van waarde is voor de klant.   

Tip: Noem SharePoint bij de klant geen SharePoint maar bijv. Intranet of Projecten portal. Dit om verhalen over 'slechte’ SharePoint implementaties en inrichtingen te voorkomen.

SharePoint meer dan documentmanagementsysteem!

Microsoft SharePoint is meer dan alleen maar een portal of een bedrijfsoplossing. SharePoint is een platform voor integratie, samenwerking en communicatie, dat tegelijkertijd aan de behoeften van kleine teams en grote ondernemingen kan voldoen.
SharePoint wordt vaak gezien als een DMS (documentmanagementsysteem). Zeer begrijpelijk vanwege de standaard document functionaliteiten voor het verplaatsen van documenten, versiebeheer, in-en-uit checken, recordmanagement, metadata etc..
Echter SharePoint is meer dan alleen een DMS, zo is er te denken aan:

  • Intranet omgeving waarbij informatie uit documenten en of nieuwsitems gecentraliseerd worden weergegeven zodat werknemers bewust zijn van de informatiestromen in de gehele organisatie, (waar ze rechten toe hebben).
  • Extranet portaal, waarbij externe klanten eenvoudig en snel toegang hebben tot de benodigde informatie van bijvoorbeeld een project voor samenwerking en communicatie.
  • Service/helpdesk site voor het registreren van binnenkomende incidenten, problemen, veranderingen en / of klachten met daarbij prioriteit- en statusinformatie. Aan de hand van een grafische en persoonlijke weergave kan er kwaliteit gemeten en verbeterd worden.
  • Kennis portaal
  • met Wikipedia en blog mogelijkheden, voor het eenvoudig bijhouden van informatie en verspreiden van opgedane kennis door de gehele organisatie.
  • Contractmanagement module voor het beheren, beheersen en onderhouden van lopende en aflopende contracten. Hierbij kan er gedacht worden aan klantcontracten maar ook aan lease-, telefonie-, energie- en / of personeelscontracten die door de gehele organisatie van belang zijn.
  • Managementinformatie (BI) voor het tonen van uitgebreide grafische weergaven aan de hand van informatie uit verschillende databases, softwarepakketten en/of SharePoint lijsten voor het bijhouden van statusinformatie en KPI’s (Key Performance Indicatoren).
  • Projecten portaal voor het monitoren van de voortgang van een project met integratie van Microsoft Projects voor het bijhouden van tijd en kosten. Aan de hand van Outlook en standaard documenten kan er eenvoudig vergaderingen plaatsvinden over het project.

Voor meer informatie over onze producten, neem gerust contact op via http://www.benedictservices.nl

 

Kwaliteit kost tijd!

Zoals de titel al zegt ‘kwaliteit kost tijd’. Dit geldt ook voor SharePoint inrichtingen. Het leveren van kwaliteit kost geld, maar het niet leveren van kwaliteit kost kapitalen. De begrippen kwaliteit en klant verwachtingen liggen erg dicht bij elkaar. Door kwaliteit te leveren, blijven klanten tevreden en zullen ze niet snel naar concurrenten gaan en Hierdoor is het van belang in het voortraject geen valse beloftes te doen die kunnen leiden tot teleurstellingen. Elke verwachting die de klant heeft van de SharePoint de inrichting, verhoogd de kwaliteit die je moet leveren.

Zeg wat je doet (verwachting) en doe wat je zegt (kwaliteit) (Pim Fortuyn, 2001)

Elke organisatie heeft specifieke primaire en secundaire processen die voor de inrichting overzichtelijk en helder moeten zijn om kwaliteit te borgen van de werking van het systeem. (stap 1 en 2: Implementatieproces). Aangezien SharePoint een open systeem is, is het niet mogelijk om SharePoint officieel te kwalificeren als kwaliteitssysteem, echter dit betekend niet dat er geen kwaliteit gegarandeerd kan worden aan  SharePoint Inrichtingen. Zo kan er gebruik gemaakt worden van ISO normen bijvoorbeeld, ISO 8402 norm die standaard basistermen definieert die betrekking heeft op producten en diensten. Voor het beheersen van projecten kan er gedacht worden aan de Prince2 methodiek. Aan de hand van deze methodiek kunnen er eenvoudig workflows worden aangemaakt die overeenkomt met de Prince2 fasering. Zo is het bijhouden van documentatie en versies vrij eenvoudig. Documenten zijn door de status en fasering goed geordend en de laatste versie is altijd beschikbaar.  Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een een omgeving om ‘Issues’ te registreren zoals een Helpdesk is ITIL een mooie richtlijn om te hanteren voor kwaliteitsborging en kostenbesparing door eenduidigheid en beheersbaarheid.

Alles samenvattend, SharePoint is het aangewezen product om tal van oplossingen  te bieden aan organisaties. Vanwege de complexiteit en mogelijkheden van SharePoint  is zal men met de start van het project een duidelijke inventarisatie moeten doen om een implementatie succesvol af te ronden. Met de inrichting is het verstandig om te kijken naar kwaliteitsnormen en processen om de kwaliteit van de verwachting van de klant voor 110% te kunnen waarmaken.

Een tevreden klant is een waardevolle klant

maandag 19 maart 2012

SharePoint Online Correlation ID in foutmeldingen

 

Elke SharePoint ontwikkelaar loopt er tegen aan, een foutmelding bij een bepaalde actie of handeling in SharePoint.
(ps. wanneer dit nog niet is gebeurd, wees gerust het komt vanzelf ;p)

capture-7 

In deze foutmelding worden een aantal dingen weergegeven zoals de datum en tijd en het meest belangrijke een uniek ID ook wel Correlation ID token of cID genoemd. Met dit unieke ID is het mogelijk met een lokale SharePoint installatie om uitgebreide informatie te zoeken in de SharePoint logbestanden over het probleem.

Deze logfiles en Correlation ID’s zijn op verschillende manieren te benaderen, door bijvoorbeeld  het Get-SPLogEvent SharePoint PowerShell commando met daarin het Correlation ID vernoemd. Via de zoekoptie (CTRL+F) In Notepad wanneer hiermee de logfile is geopend, via een SQL commando in de database of via een third-party tool genaamd ULSViewer.

 

SharePoint Online en Correlation ID’s

Microsoft heeft met de online versie van SharePoint gebruik gemaakt van dezelfde manier van het tonen van foutmeldingen, echter zijn er restricties tot het benaderen van de SQL server.
Aangezien er geen toegang is tot de database via PowerShell en de logfiles in SharePoint Online, is debuggen een ramp en in het ergste geval een serviceaanvraag naar Microsoft.

Wanneer een organisatie standaard oplossingen maakt, om deze vervolgens te ‘deployen’ naar andere sitecollecties zal men vaak de foutmelding krijgen met als extra informatie dat er siteonderdelen niet geactiveerd zijn.
Het deactiveren van de siteonderdelen zodat ze gelijk zijn aan de ‘nieuwe sitecollectie’ en daarna weer opslaan als sjabloon lost vaak het probleem ook niet op. Wat nu?

Met het opslaan van een sitesjabloon wordt er een bestand aangemaakt met de extensie .WSP. Dit WSP bestand bestaat uit een aantal items:

- Site eigenschappen
- Samenstellingen met of zonder CAS-beleid
- Applicatie pagina’s
- Gebruikers toepassingen
- Site onderdelen en componenten.

Om de .WSP te openen maak ik gebruik van het gratis ‘7-zip file manager’ programma.

Untitled

Het .XML bestand waar op dat moment de foutmelding vandaan komt zit in de ‘WebTemplate’ folder en dan in de .WSP naam folder, bijvoorbeeld:

Solution\WebTemplate\voorbeeld\ONet.xml

Aangezien het niet mogelijk is om rechtstreeks vanuit 7-zip bestanden te bewerken zullen alle bestanden eerst uitgepakt moeten worden naar een locatie op de harde schijf.

Het ONet.xml bestand kan nu met Notepad of Kladblok worden geopend en bewerkt. Met CTRL+F kan er gezocht worden naar het juiste Correlation ID en deze met <!-- -–>  HTML code worden uitgecommentariseerd.

Let op aanpassen van de .XML bestanden kan leiden tot corrupte bestanden waardoor de bestanden nooit meer te gebruiken zijn.

dsfsd

Nu de feature (siteonderdeel) niet meer aangeroepen wordt, is het van belang om de bestanden weer om te zetten naar een .wsp bestand. Om dit om te zetten wordt er gebruik gemaakt van MakeCab en DDFGenerator.

Stap 1: Download DDFGenerator en sla hem op in dezelfde map waarin de items staan.
Stap 2: Ga naar Start – Uitvoeren – CMD
Stap 3: Ga naar de DDFGenerator.exe locatie en specifieer de locatie van het aan te maken bestand.


Untittrerled

Wanneer alles goed is ge-exporteerd is er een extra .ddf bestand aangemaakt.

Untitledgsdf

Stap 4: De laatste stap is de bestanden om te zetten naar een .CAB bestand om deze later te hernoemen naar .WSP.
In het ‘Command prompt’ scherm kan er gebruik gemaakt worden van het volgende commando:

MakeCab.exe /F <solution.ddf>

Mocht bij het uitvoeren van de MakeCab.exe meldingen worden weergeven zoals ‘Could not find file’ of ‘Unexpected text’, kan het zijn dat er spaties in de coderegels zitten. Dit is het aan te passen in het .ddf bestand door gebruik te maken van aanhalingstekens voor en na de coderegel.

Resultaat een nieuw sjabloon om te gebruiken. Het kan gebeuren dat hij met activeren weer een foutmelding geeft vanwege een ander siteonderdeel/feature die ook geactiveerd is, herhaal dan de stappen hierboven.

Geduld is een schone zaak. 

Eenvoudiger bloggen met Windows Live Writer

 

Windows Live Writer is een gratis onderdeel van het Windows Live Essentials pakket voor het maken Windows Live Writer
en bijhouden van meerdere blogs op verschillende platformen. Diegene die veel bloggen met Blogspot of gebruik maken van SharePoint blogs weten dat het soms kan tegenvallen om de juiste opmaak te krijgen. Hiervoor is Windows Live Writer de ideale oplossing. 

Windows Live Writer beschikt onder andere over een spellingchecker, automatische publicatie optie en de keuze voor het plaatsen van concepten met natuurlijk de benodigde mediabestanden. De berichten worden offline geschreven en kunnen in 1 keer naar verschillende locaties worden gepubliceerd zoals SharePoint, Blogspot, Wordpress etc. behalve SharePoint Online.

1. Download en installeer Windows Live Essentials

image

2. Selecteer de programma’s die je nog meer geïnstalleerd wilt hebben uit het Windows Live Essentials pakket.

image

3. Na de installatie kan er ingelogd worden met een Windows Live ID zoals bijv. een @hotmail.com adres. Voor bloggen in SharePoint is er geen Windows Live ID nodig. Wanneer je de eerste keer opstart zal er automatisch een begin scherm verschijnen waarin wordt gevraagd welke blog service je wilt gaan gebruiken.

Info: Wanneer je gebruikt maakt van SharePoint Online / Office 365 is het niet mogelijk om Windows Live Writer te gebruiken vanwege veiligheid restricties.

image

4. Wanneer je gebruik wilt maken van een SharePoint blog, zorg dan dat de volledige hyperlink toegevoegd wordt, (http://jouw.sharepoint/blog/)

image

5. Wanneer je op ‘Next’ zal er verbinding gelegd worden met de desbetreffende blog, en zal automatisch het thema worden overgenomen. Dit is een leuke optie aangezien direct gezien kan worden hoe een blog er uit ziet met publiceren. Na downloaden van het thema krijg je de mogelijkheid een naam te geven aan de blog. Wanneer je gebruik maakt van meerdere blogs op verschillende locaties is het handig om duidelijke namen aan te geven.

image

6. Wanneer alles is ingegeven kan het bloggen beginnen.

image

Ter info: Aangezien er geen blogs vanuit Windows Live Writer gepubliceerd kunnen worden naar SharePoint Online maak ik gebruik van de ‘Source’ code  (links onderin Windows Live Writer) en knip en plak ik deze in de HTML editor van de SharePoint blogs zodat de opmaak er overal hetzelfde eruit ziet.   

image

Het delen van ervaringen, ideeën, meningen en harde feiten levert kennis op!

donderdag 15 maart 2012

Microsoft verlaagt prijzen Office 365 voor ondernemingen

 

imageMicrosoft heeft het mes gezet in de prijzen van Office 365 voor ondernemingen. Nieuwe klanten en bestaande klanten die hun abonnement vernieuwen, betalen tot 20 procent minder dan voorheen wegens 'efficiëntieverbeteringen'.


Microsoft heeft Office 365 recent naar 22 nieuwe markten, voor een totaal van 64, uitgerold. "Nu we snel nieuwe klanten toevoegen, wordt het wat kosten betreft efficiënter om Office 365 te beheren", claimt Kirk Koenigsbauer van Microsofts Office-divisie. Volgens hem zijn schaalvoordelen 'het mooie van de Cloud'.
Hoeveel klanten Microsoft heeft met zijn Office 365-aanbod is niet bekend. Het softwareconcern noemt onder andere de Campbell Soup Company en Tata Steel Europe als klant. Office 365 is een abonnementsdienst voor ondernemingen die bestaat uit Microsoft Office, aangevuld met Office Web Apps, Exchange Online, SharePoint Online en Microsoft Lync. De dienst concurreert met Google Apps for Business.

De prijsverlagingen gaan direct in en vallen samen met een verandering van aanbod van Office 365 voor onderwijs. Het A2-aanbod, bestaande uit de basisonderdelen van Exchange, SharePoint, Lync en Office Web Apps, zal ook gratis worden voor medewerkers van onderwijsinstellingen. Het volledige aanbod van Office 365 voor onderwijs wordt vanaf de zomer aangeboden.


Office 365
-abonnement
Oude prijs (per gebruiker/maand)Nieuwe prijs
(per gebruiker/maand)
Opslag per GB€ 2,50€ 0,15
K1€ 3,57€ 3,57
K2€ 9,00€ 7,25
E1€ 9,00€ 7,25
E2€ 14,25€ 12,50
E3€ 22,75€ 19,00
E4€ 25,50€ 20,75

dinsdag 13 maart 2012

Verwijderen van het linker QuickLaunch menu

Voor het verwijderen van de linker menubalk in SharePoint kan er gebruik gemaakt worden van de volgende code bovenaan in de Masterpage (in de <Head>). Hou hierbij rekening met het feit dat de code in de Masterpage gewijzigd wordt en voor alle sites en subsites geldt die gebruik maken van de Masterpage.
<SharePoint:SPHelpPageComponent Visible="false" runat="server"/>
<style type="text/css">
/* verberg QuickLaunch */
#s4-leftpanel{
display:none
}
.s4-ca{
margin-left:0px
}
</style>
</head>

<body scroll="no" onload="if (typeof(_spBodyOnLoadWrapper) != 'undefined') _spBodyOnLoadWrapper();" class="v4master">
Voor                          Resultaat

maandag 12 maart 2012

Bestanden delen: fileserver of SharePoint Online.

Als het gaat om het opslaan van documenten en kennis binnen het bedrijfsleven zijn er vele oplossingen beschikbaar. De klassieke en meest gebruikte manier is het gebruiken van een klassieke ‘fileserver’, vaak een dure computer met veel opslagcapaciteit in het bedrijfsnetwerk met een aantal gedeelde locaties en mappenstructuur.
Bij deze manier zie je vaak dat gebruikers documenten, en informatie ook lokaal opslaan op hun computer aangezien ze de desbetreffende locatie op de server niet weten of, er nog mee bezig zijn/willen (conceptversie).

Het resultaat hiervan is dat veel informatie verspreidt staat door de gehele organisatie, vaak moeilijk te vinden en veel verschillende versies waardoor dit veel tijd en geld kost.
Een steeds meer gebruikte aanpak is het opslaan van documenten in online ‘cloud’ omgevingen, ook wel ‘Het nieuwe werken’ genoemd met als slogan: ‘Overal en altijd de documenten kunnen benaderen’.
Met deze manier van werken, is er weinig veranderd ten opzichte van de klassieke ‘fileserver’ voor de gebruikers waardoor de kosten en tijd vanwege het zoeken en herschrijven van documenten hetzelfde blijft.

Microsoft heeft hiervoor SharePoint Online in de markt gebracht. Een oplossing gericht op het delen van informatie en kennis binnen een organisatie. Microsoft SharePoint Online kan worden afgenomen als dienst bij Microsoft als onderdeel van Office 365. (Office 365 bestaat uit SharePoint Online, Exchange Online, Lync Online en Office Professional Plus).
Maar wat zijn nu eigenlijk de voor- en nadelen van beide oplossingen? 
 

Voordelen SharePoint Online

  • Microsoft Office integratie: SharePoint Online heeft een naadloze integratie met het Microsoft Office pakket vanaf Office 2007.  Zo kan er tegelijkertijd samengewerkt worden aan 1 Word document en ‘real-time’ de wijzigingen bekeken worden. Tevens is er Outlook, Visio, Projects, Excel, PowerPoint en Acces visuele en tekstuele integratie mogelijk.
  • Versiebeheer: SharePoint Online heeft een aantal mogelijkheden qua versiebeheer, zo kan er gekozen worden voor de aantal primaire- en secundaire versies en of er goedkeuring moet plaatsvinden bij het veranderen van de versie.
  • Formulieren: In het Microsoft Office pakket zit tegenwoordig Microsoft InfoPath waarmee formulieren gemaakt kunnen worden voor het automatiseren van bepaalde handelingen zoals ‘verlofaanvraag’, ‘kilometervergoeding’ etc. Deze formulieren kunnen zonder InfoPath lokaal te hebben geïnstalleerd geopend worden vanuit de browser.
  • Workflows: Het is mogelijk om aan bepaalde taken, items, documenten en formulieren workflows te koppelen zodat er een bepaalde actie wordt gedaan na het wijzigen of plaatsen van het item. Te denken aan goedkeuring van een bepaald formulier of aanvraag door een beoordelaar. Deze beoordelaar kan een mail ontvangen wanneer er een item is ingediend.
  • Notificaties: SharePoint Online heeft de mogelijkheid om ‘notificaties’ aan te maken om op de hoogte gehouden te worden door middel van e-mail wanneer er nieuwe of gewijzigde documenten zijn. SharePoint 2010 lokaal ondersteund dit ook d.m.v. RSS, in de toekomst is dit ook beschikbaar in SharePoint Online.
  • Office Web Apps: SharePoint Online heeft de mogelijkheid vanaf het Enterprise abonnement om te werken met web-based Microsoft Office 2010 producten, zoals Word, PowerPoint, Excel. Dit is vooral handig wanneer je een document wilt bewerken of bekijken op een computer waarop geen Microsoft Office pakket is geïnstalleerd.
  • Content types: Door gebruik te maken van ‘Content types’ is het mogelijk om standaard formulieren, documenten en sjablonen worden vastgelegd zodat elke werknemer binnen de organisatie gebruik maakt van dezelfde layout zonder hier eerst uren naar te hoeven zoeken. Te denken aan ‘briefpapier’, standaard ‘bedrijfspresentaties’ etc.
  • Metadata: SharePoint Online heeft de mogelijkheid om meer eigenschappen aan een document of item te plaatsen Dit vereenvoudigd het zoeken naar informatie over en in een bepaald document en item.
  • Zoekfunctie: Er is een uitgebreide en snelle zoekmogelijkheid waarin documenten en informatie gevonden kunnen worden door de gehele omgeving. Tevens kan er gezocht worden naar informatie over gebruikers en bepaalde blogs en Wikipedia 's.
  • Benaderbaar: SharePoint Online is overal te benaderen wanneer men toegang heeft tot het internet.
  • Kosten: Voor het gebruik van Office 365 zijn geen hoge aanschafkosten aanwezig en is er geen omkijk naar hardware, software, beheer, updates, back-ups en interne ruimte met airco’s, stellingen etc. 
 

Voordelen File server

  • Non-Microsoft producten: Op een fileserver zijn er geen restricties qua het gebruik van applicaties en filetypes.
  • Lokale databases en applicaties: Veel bedrijfsapplicaties en databases werken in client/server modus of achter bijvoorbeeld een Citrix portaal. De mogelijkheid is aanwezig om dit in een ‘Cloudsysteem’ te doen, echter kan dit omslachtig en ingewikkeld zijn. 
  • Opslagcapaciteit: Wanneer er veel en grote bestanden aanwezig zijn is het vaak goedkoper om een harde schijf aan te schaffen qua kosten.
  • Grote bestanden en snelheid: Zoals hierboven beschreven is het goedkoper om grote bestanden op te slaan op een fileserver vanwege de snelheid over het lokale netwerk.
  • Onderhoud en updates: Met een lokale fileserver en software kunnen de updates, back-up en installaties ingepland worden. 

Samenvatting

Microsoft SharePoint is veel meer dan een fileserver maar vereist een andere manier van werken voor het delen en samenwerken van informatie en kennis. De manier van het inrichten van een SharePoint omgeving zal het succes bepalen van het slagen van het ‘nieuwe werken’. Wanneer er bij de inrichting stappen worden vergeten zal de omslag van fileserver naar SharePoint falen.
SharePoint is niet het doel maar een middel voor het vereenvoudigen van de informatiestromen en processen.
Wanneer een organisatie groter is dan 150 a 200 werknemers zijn de kosten vaak goedkoper om een fileserver aan te schaffen dan over te gaan op SharePoint Online. Organisaties die met grote bestanden zoals Autocad werken kunnen gaan denken aan een hybride situatie waarbij de grote bestanden intern worden opgeslagen en overige documenten en informatie in SharePoint Online.

Gebruikersnaam wordt niet correct weergegeven

In sommige SharePoint omgevingen worden gebruikersnamen niet goed weergegeven, bijvoorbeeld:

i:0#.f|membership| en dan de gebruikersnaam.
Het probleem is bij Microsoft bekend en die geven aan dat het vooral gebeurt bij medewerkers die veranderingen maken in hun gebruikersnaam of domein, bijvoorbeeld:

tobyn@contoso.sharepoint.com naar tobyn@contoso.com

tobyn@contoso.sharepoint.com naar toby.nixon@contoso.sharepoint.com
Microsoft heeft aangegeven eraan te werken en dit zo snel mogelijk proberen op te lossen.
link naar:
http://community.office365.com/en-us/w/sharepoint/user-name-does-not-display-correctly.aspx

Info: Een reactie op de site (zie link hierboven) geeft aan dat het mogelijk moet zijn om via onderstaande stappen:

1. Selecteer ‘SharePoint Online beheren’  als admin op https://portal.microsoftonline.com
2. Selecteer ‘Gebruikersprofielen beheren’.
3. Selecteer ‘Gebruikersgegevens beheren’.
4. Bewerk de eigenschappen van het veld ‘Naam’.
5. Bij ‘Instellingen bewerken’ kies voor ‘Gebruikers toestaan om waarden voor deze eigenschap te bewerken’
6. Klik op ‘OK’.
Echter dit blijkt bij onze omgeving niet te werken, de gebruikers kunnen hun naam nu wel wijzigen maar accountnaam waar i:0#.f|membership| voor staat niet.


Update 12-03-2012
In plaats van gebruik te maken van Gebruikersnaam() in InfoPath voor het opvragen van de gebruikersnaam in SharePoint maak ik gebruik van de SQL string:

subtekenreeks-na(Gebruikersnaam(), "membership|")
Alles na ‘membership"|’ word nu weergeeft in het InfoPath formulier. 

vrijdag 9 maart 2012

Automatisch aanvullen data InfoPath uit SharePoint lijsten

 

Het automatisch aanvullen van data uit SharePoint lijsten in InfoPath formulieren is voor veel processen de oplossing om gebruikers sneller eenvoudiger en minder fout gevoelig hun werk te laten doen. Aangezien ik hier al meerdere malen tegen aan ben gelopen en de blog van Jasper Oosterveld erbij pak quote ik hem om deze verder te delen.

Wat kan InfoPath 2010 voor mij betekenen – Deel 5

14 dec 2011 | Reageren? | geplaatst door Jasper Oosterveld | http://www.jasperoosterveld.com
Een van de gaafste nieuwe features van InfoPath 2010 is de integratie met SharePoint lijsten. Je kunt informatie uit een InfoPath vullen met content van een SharePoint lijst. Door het gebruik van deze methode hoeven eindgebruikers nooit meer een InfoPath formulier te bewerken maar kan het onderhoud vanuit SharePoint worden uitgevoerd!
In dit deel van de serie zal ik dieper ingaan op deze relatie. Ik heb een klanten lijst aangemaakt in SharePoint:
Deze centrale lijst binnen SharePoint kan gebruikt worden om informatie voor het InfoPath formulier te beheren. Ik heb ook een InfoPath formulier gemaakt. Dit formulier toont klant informatie:
Mijn doel is dus om de beheerders een eenvoudige oplossing te bieden om de klant informatie voor de digitale formulieren te beheren. Neem maar van mij aan dat ze hier erg blij van worden ;-)
Hoe configureer ik dit? Wij moeten beginnen met het opzetten van een data connectie. Klik in het lint op Data en Data Connections:
Klik op Add:
Wij willen informatie ophalen dus kies voor Receive data en klik op Next:
Het is nu mogelijk om de bron op te geven. In ons geval is dit SharePoint library or list. Klik hierna op Next:
De URL van de SharePoint site waar de lijst of bibliotheek zich bevindt dient te worden opgegeven. Klik hier op Next:
De SharePoint lijst of bibliotheek waar wij de gegevens hebben staan, voor de koppeling met InfoPath, kan nu worden opgegeven. Klik hierna op Next:
Het is nu mogelijk om de gewenste kolommen mee te geven. Deze kolommen kunnen worden gekoppeld aan velden in InfoPath. Klik hierna weer op Next en ook in de volgende twee schermen.
De data connectie is nu opgezet en kan in InfoPath worden ingezet. Mijn voorbeeldformulier bevat een drop down control onder ‘Name’. Dit control gaan wij koppelen aan de data connectie. Open de eigenschappen van dit control:
Selecteer onder List box choices de optie Get choices from an external data source. Wij kunnen nu de data connectie selecteren die wij hiervoor hebben opgezet.
Wij willen nu de overige velden, zoals address, koppelen aan de geselecteerde klant. De velden dienen dan automatisch te worden geladen. Open de eigenschappen van address en klik op de formule knop. Klik nu op Insert Field or Group. Selecteer de data connectie onder Fields. Het volgende scherm moet van toepassing zijn:
Selecteer nu Address en klik op Filter Data en Add. Wij gaan nu de naam van de klant uit de SharePoint lijst koppelen met het control uit ons InfoPath formulier. InfoPath begrijpt dan de relatie tussen het adres en de klantnaam. Zie het onderstaande scherm:
Het veld Name komt uit de data connectie en CustomerName komt uit het InfoPath formulier. Hopelijk is dit een beetje duidelijk :-)
Deze handeling dient nu ook voor de overige velden te worden uitgevoerd. Als dit is uitgevoerd dan hoort het formulier er zo uit te zien:

Mijn dank gaat uit naar Jasper Oosterveld

dinsdag 6 maart 2012

SharePoint 2010 'on-premise' SPWakeUp


SPWakeUp – Maak je lokale SharePoint sites elke ochtend wakker

Wanneer een lokale SharePoint 2010 installatie s'ochtends voor de eerste keer wordt opgestart, kan het zijn dat sites langzaam opstarten. De oorzaak hiervan ligt aan de werkwijze van IIS. Internet Information Services, afgekort IIS is een verzameling van serverdiensten voor internet bedoeld voor Windows machines. IIS gooit elke nacht zijn cache leeg, en als gevolg daarvan moeten de SharePoint pagina's dit bij het aanroepen weer opbouwen, hierdoor de langere laadtijden.

Om dit op te lossen is heeft Andrew Kennel de tool SPWakeUp gebouwd. SPWakeUp zorgt ervoor dat elke dag geautomatiseerd alle SharePoint pagina’s een keer worden opgeroepen en de IIS cache gevuld blijft waardoor gebruikers geen last meer hebben van lange laadtijden

Twitter Facebook Favorites More