Voor en nadelen SharePoint Online

Dat er grote voordelen zijn aan het werken in een Microsoft ‘cloud’ oplossing is eenvoudig uit te leggen aan organisaties ≤ 150 medewerkers. Hierbij valt namelijk te denken aan een eenvoudig rekensommetje dat al snel de kostenbesparing van de benodigde investeringen laat zien, zoals meerdere servers, hardware zoals UPS, Airco, switches,  server - en cliëntsoftware, licenties, back-up apparatuur, ruimte, afschrijving enzovoort. Maar toch is het van belang om de verschillen van een lokaal geïnstalleerde SharePoint 2010 of SharePoint Online te weten voor de aanschaf van de software, want stel je voor dat er nog veel meer uitgehaald kan worden en kosten kan besparen.

Voordat ik begin, beken ik wel dat ik een grote voorstander ben van SharePoint Online, en persoonlijk denk dat dit de toekomst zal gaan worden. Vooral omdat Microsoft heeft aangegeven SharePoint Online de voorloper gaat worden van een lokale SharePoint versie.

Maar totdat Microsoft zo ver is, zijn er een aantal dingen wat van belang is bij de keuze van SharePoint Online

·        Bij aanschaf van O365 krijg je standaard 10GB per tenant en 500MB per gebruiker aan opslagruimte

·        Elke persoonlijke MySite heeft 500MB vrije ruimte die niet aan te passen is. (voordeel is wel, deze 500MB krijgt men gratis van Microsoft en wordt niet meegerekend tot de totale aantal GB’s.)

·        Bestanden mogen niet groter zijn dan 250MB, en moeten van een bepaald type zien. De lijst van ‘geblokkeerde’ bestanden kan niet worden aangepast.

·        PDF files en andere type documenten worden door Microsoft gezien als onveilige bestanden, aangezien er scriptcode in kan staan. Dit betekend dat de bestanden standaard niet te openen zijn vanuit een documentbibliotheek maar dat ze eerst lokaal opgeslagen moeten worden op de desbetreffende computer.

·        FAST Search wordt niet ondersteund, en zal de eerst komende tijd waarschijnlijk niet beschikbaar komen.

·        Bewerken van de publieke sitecollectie is met SharePoint Designer is niet mogelijk, waardoor de keuze van het design en ontwerp vrij minimaal is.

·        BCS (Business Connectivity Services) in SharePoint Online ondersteund geen directe verbinding naar SQL Azure. WCF Endpoint is hier voor nodig. Zie (http://blogs.msdn.com/b/steve_fox/archive/2011/11/12/leveraging-wcf-services-to-connect-bcs-with-sharepoint-online.aspx)

·        Mogelijkheden van design en branding zijn beperkt, geen volledige ondersteuning van HTML5 en CSS3

·        Bestanden mogen niet groter zijn dan 250MB, en moeten van een bepaald type zien.

·        Toegang tot de database is niet mogelijk waardoor migratie van een lokale SharePoint 2003/2007 omgeving niet eenvoudig is aangezien je niet kunt migreren/upgraden vanuit de database.

·        De opties in de Central Administration is minimaal vergeleken een lokale SharePoint installatie.

·        Back-up tijden kan niet worden ingesteld, er wordt standaard om de 12 uur een back-up gemaakt en 14 dagen bewaard.

·        Je bent afhankelijk van de snelheid en werking van de internetverbinding aangezien de omgeving niet lokaal draait. (Vergeet hierbij niet dat de garantie van 99% functioneringstijd door Microsoft lokaal vaak niet te halen is.)

·        SharePoint Online ondersteund op dit moment geen gebruik van Windows PowerShell.

·        Een aantal webparts, zoals RSS worden standaard nog niet ondersteund

Nu de voor mij belangrijke verschillen tussen SharePoint lokaal en SharePoint Online beschreven zijn, kan ik natuurlijk niet achterblijven waarom SharePoint zowel lokaal als online zorgt voor verbetering van bedrijfsprocessen en informatiestromen, wat leidt tot ROI’s.

Enkele voorbeelden:

·        Altijd werken met het laatste document, (in plaats van verschillende versies van documenten op verschillende locaties)

·        Vermindering van het e-mail en telefonisch verkeer

·        Altijd kunnen (samen)werken aan actuele documenten

·        Verminderd gebruik van lokale opslag

·        Besparing van de reistijden (helemaal in combinatie met Microsoft Lync)

·        Verhoogde productiviteit

·        Kantoor ruimte besparing

·        Document management

·        Business Intelligence, dashboards

·        Records Management

·        Project management

·        Helpdesk management

·        Integratie van databases of applicaties

·        Uitgebreide zoekfunctie op en in documenten

·        Formulieren

·        Rechtenstructuur

·        Workflows

·        Intranet, Extranet

·        Social media en ‘Ik vind leuk’ of kernwoorden aan documenten plaatsen

·        Taken, Meldingen, Agenda’s, Aankondigen

·        Wiki’s, Blogs

Praktische voorbeeldcases met SharePoint Online.

        ·        Verlofaanvraag indienen voor autorisatie en de verlofkaart real-time inzien
        ·        Declaratieaanvragen indienen met bijlagemogelijkheden

·        Nieuwsitems indienen publiceren en laten verlopen

·        Smoelenboek, organisatiestructuur, en evenementenkalender

·        Bewaken en beheren van looptijden van contracten en offertes

·        Managementdata zoals KPI’s kunnen inzien vanaf een computer, smart Phone, of tablet

·        Documenten etc. beschikbaar stellen aan externe klanten.

·        Samenwerken aan projectdocumentatie, presentaties etc.

·        Registreren en beheren van producten, hardware en medewerkers
·        Registreren en beheren van incidenten en aanvragen
 

 

Posted in: Cases,Nadelen Sharepoint Online vs SharePoint onpremise,praktijkvoorbeelden,Voordelen