maandag 9 april 2012

Verslepen en plaatsen van E-mail van Outlook naar SharePoint

 

Met het inrichten van een projecten omgeving, kregen we de vraag om e-mail conversaties in Microsoft Outlook tussen verschillende partijen op 1 plek in SharePoint weer te geven. Na wat pogingen te hebben gedaan door een SharePoint bibliotheek te koppelen aan Outlook  Capturewas het resultaat dat
Outlook wel data kan inlezen vanuit de document bibliotheek. maar niet kan wegschrijven naar de document bibliotheek.

Na wat onderzoek op het internet voor Outlook plug-ins of softwarematige oplossingen kwam ik er snel achter dat er veel oplossingen aangeboden worden door externe partijen maar dat ze of onstabiel zijn (na wat onderzoek op blogs etc.) te duur, of te uitgebreid (managed metadata, workflows, bijlagen etc.) voor mijn wensen.


De oplossing?

Een standaard SharePoint lijst genaamd: ‘Discussiebord’.
Deze lijst ondersteund het dataverkeer vanuit Outlook naar SharePoint waardoor er berichten gesleept en geplaatst kunnen worden in SharePoint. De SharePoint lijst zal de huidige mail omzetten naar een discussie-item waardoor er niet vanuit SharePoint teruggemaild kan worden maar alleen interne reacties op de mail geplaatst kunnen worden.

Om te beginnen, voeg een nieuw discussiebord toe aan een SharePoint site.

image

Na het aanmaken van het discussiebord is er bovenin de ribbon, ‘lint’ de mogelijkheid om verbinding te maken met Microsoft Outlook.

image

In het Microsoft Outlook navigatievenster zal een extra folder zichtbaar komen met de naam van de site en naam van het discussiebord.

image

Het is nu mogelijk om e-mails of bijlage(n) in een e-mail te slepen in deze folder. De e-mails worden automatisch omgezet naar een discussie item en gesynchroniseerd met de SharePoint bibliotheek. Omdat de mail word omgezet naar een SharePoint discussie item is het niet mogelijk om deze terug te plaatsen in origineel .MSG formaat in Microsoft Outlook of vanuit de lijst een mail terug te sturen.

0 reacties:

Een reactie plaatsen

Twitter Facebook Favorites More